Imob | Como usar a assinatura digital no Kenlo Imob

A Assinatura Eletrônica permite formalizar documentos diretamente pelo Kenlo Imob, enviando contratos para clientes, proprietários e demais envolvidos assinarem de forma segura e digital.

A ferramenta agora funciona como um serviço contratado à parte, integrado a um plano específico de assinaturas.

⚠️Apenas clientes com o plano de Assinaturas ativo conseguem utilizar a funcionalidade.

1. O que mudou na Assinatura Eletrônica?

• A funcionalidade passa a depender de contratação de um plano de Assinaturas.
• O envio de documentos está condicionado à quantidade de envelopes disponíveis no plano.
• Clientes sem plano contratado não conseguem enviar ou assinar documentos.

Importante!

• Envelopes já criados antes da mudança continuam válidos até a conclusão.

• Todos os novos envios dependem do plano adquirido.

2. Como verificar se posso usar a Assinatura Eletrônica?

Antes de usar, verifique:

✔ Se você possui um plano ativo

O status do plano e a quantidade de envelopes disponíveis podem ser consultados na área de planos (a mesma usada para visualizar planos do Kenlo Leads).

✔ Se o plano está ativo, mas os envelopes acabaram

A compra de envelopes adicionais pode ser feita diretamente pela Área do Cliente, sem necessidade de contato com o gerente de contas.

✔ Se você não possui o plano contratado

O uso será bloqueado.
Nesse caso, é necessário contatar o gerente de contas para contratar o serviço.

3. Quais são as novidades e melhorias da nova versão?

A atualização trouxe avanços importantes:

3.1. Suporte ampliado

• Assinantes ilimitados

• Documentos ilimitados por envelope

3.2. Múltiplas assinaturas por formalização

Agora é possível enviar diversos documentos em um único processo.

3.3. Recursos adicionais

• Definir ordem de assinatura dos envolvidos

• Possibilidade de camada de segurança com foto e documento (quando habilitada)

4. Como usar a Assinatura Eletrônica na Formalização?

Durante a formalização de um Card de atendimento, selecione o botão Assinatura de envelope.

Adicione o ou os documentos que serão enviados para a assinatura eletrônica e selecione eles. Em seguida, clique em "continuar":

Verifique se os dados de todos os assinantes estão completos (nome, CPF e e-mail), caso falte alguma informação, será sinalizado com a indicação de "Dados incompletos" e você pode adicionar nesse momento:

Para completar os dados, basta clicar sobre a indicação e preencher os campos necessários e em seguida, clicar em "salvar":

Você também pode, nesse momento, adicionar mais assinantes se necessário clicando em "+adicionar":

Selecione o tipo de assinante, complete com nome, e-mail e CPF e em seguida, clique em 

"cadastrar". Cada documento pode ser assinado eletronicamente por até 15 assinantes:

Na tela de assinatura da Formalização, você ainda pode selecionar que quer "exigir foto com documento" no momento da assinatura, ou "Descartar envelope" se houver necessidade. E depois de todos os campos validados, basta clicar em "Enviar para assinatura":

Neste momento, você verá a informação com o seu saldo de envelopes disponível e o aviso que, não será possível adicionar novos documentos após enviar o envelope, mas poderá editar os assinantes durante a assinatura. Caso esteja tudo correto, basta clicar em "Enviar agora":

Após o envio, você poderá acompanhar as assinaturas que ainda estão pendentes, reenviar assinaturas se necessário, adicionar assinantes se necessário, ou ainda, invalidar o envelope.

E caso precise remover um assinante, basta clicar na seta a frente do nome, e em seguida, em "Remover":

Ainda é possível editar o e-mail de algum assinante após o envio, caso necessário.

Cada assinante receberá um e-mail, informando da necessidade de assinatura dos documentos. O e-mail terá os links indicando os campos que deverão clicar e em seguida, serão direcionados para a assinatura

Após clicar no link para assinar os documentos em lote, você será direcionado para a tela da Certisign e poderá nesse momento, adicionar a ferramenta como uma extensão no seu navegador Chrome.

Regras importantes:

• Os dados dos assinantes precisam estar completos: Nome, CPF e E-mail.

• Antes do envio, o sistema informa:

  • Quantidade de envelopes disponíveis

  • Quantidade que será consumida

Consumo de envelopes:

• 1 envelope por envio

• 2 envelopes quando a camada de segurança estiver habilitada

5. Como os assinantes recebem o convite?

O assinante recebe um e-mail enviado pela CertiSign com o título:

"Portal de Assinaturas I-VALUE - CertiSign informa: Documentos aguardam a sua assinatura eletrônica."

• Remetente: assinaturas@certisign.com.br

6. Onde acompanho meus envelopes enviados?

Acompanhe tudo em:

Menu: Atendimento > Envelopes

Nesta tela você encontra:

• Lista de todos os envelopes enviados

• Status de cada assinatura

• Quantidade de envelopes disponíveis no plano

• Os envelopes têm validade de 120 dias — após esse período, ficam com status Expirado.